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見積もりの使い方

見積もりの使い方

BALENAではあらゆる事務作業を一括管理できますが、
その中でも多くの建設会社様に喜ばれているのは「見積書作成機能」です。

あらゆる業界で見積もり作成は必要な事務作業ですが、
建設業界の見積もり作成は本当に手間がかかりますよね・・・

以下はBALENAユーザー様に見積もり作成についてお聞きした声です。

建設業界の見積書作成、ここが大変!

・作業項目が多岐に渡るため入力内容を確認するのが手間
・個人で入力形式が違うため入力項目が統一されていない
・前回の現場の見積もりがいくらだったのか、材料がいくらだったのかなど過去データを探すのが大変
・工事の内訳が不透明でクライアントからクレームになることもしばしば・・・
・見積もり提出後の管理ができておらず、正式な見積書がどれか分からなくなる
・エクセルで見積もりフォームを作っているが計算があっているか心配
・工事項目ごとの単価設定が曖昧で、結局毎回の原価計算が必要

これは本当に大変ですね!
ただでさえ、現場が忙しいのにその上で見積書作成にこんなに手間がかかったらたまったものではありません。

でも安心してください。

建設BALENAの見積書作成機能があれば、30秒で見積もりを完成させることができます。
今まで30分〜1時間掛かっていたものが、たった30秒に短縮できるんです。
では、見積書の作成の仕方をご説明したいと思います。

BALENAで見積もり作成機能をマスターする!

❶見積りの必要項目をマスタに登録する

まず、見積もり作成に必要な項目(作業項目も含む)をマスタ登録します。
原価も登録できるので、これからは見積書作成時に過去の見積額を調べたり原価計算し直す必要がありません。

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❷必要な作業項目にチェックを入れる

新規見積書を作成する場合、まず登録してあるマスタを開きます。後は、行う作業に〼チェックを入れるだけです。
説明するまでもないような簡単な作業で見積書作成は進みます。

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大項目→詳細など階層を分けて入力できる

工事の項目は◯◯工事一式(足場工事一式、改装工事一式など)での表記が多いが、一つの工事でもその内容は細かく分かれているため、階層を分けて詳細内訳を入力したいニーズが多い

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❹見積り作成中、提出済み、受注、失注などステータスの管理が可能

見積書に上記のステータスを設けることができるので、「どの見積もりが正式に受注したものか」など悩む必要がありません。
また、作業者が変わってもパッと見て作業状況がわかるので仕事の引き継ぎもスムーズに進みますね。

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❺税率が変わっても対応可能

税率が変わると、すべてのエクセルのフォーマットを作り替えないといけない・・・
消費税10%が見送りになって、ホッと一安心。そんな心配はまったく必要ありません。初期設定画面で消費税をたったワンクリックで切り替えることが可能です。
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❻見積りの内容を入力していくと、自動的に下記項目のような金額が算出される

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❼現場でかかる諸経費を材料費や労務費の掛け率で算出できる

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❽印刷様式を選択する

見積書は提出先によって形式が異なります。BALENAなら表紙付きの見積書一式も、簡易的な見積書もワンクリックで出力することができます。
エクセルで作成すると、表紙も一から手入力する必要がありますが、企業情報をマスタに登録しておけば、企業名などが自動的に表紙に出力されます。

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顧客マスタ一覧から、出力したい顧客先を選択することで簡単に見積書一式が作成できます。

❼見積もり作成者、提出した先方の担当者を登録する

誰が見積書を作ったのか、先方のどの担当者に見積書を渡しているのか事務の方が毎回確認していませんか?
ですが、BALENAでは自社担当者リスト、先方の担当者リストから選択するだけで簡単に担当者登録ができます。
「〇〇工事の見積もり書、誰が作ったかわかる?」
という会話が交わされることもなくなります。
社内での情報共有の手間が省けるのもBALENAの特徴の一つです。

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※あらかじめ社員マスタ、顧客マスタに登録しておけばワンクリックで選択できます。
(マスタ登録していない場合も手入力することが可能です。)

その他、BALENAの見積もり書作成機能でできること

❶印刷前にプレビュー表示

見積もり書を印刷する前にプレビュー画面で表示できるので、
間違いがないかチェックすることが可能です。

❷印鑑の有り無し設定切り替え

角印・丸印を登録し、見積書に表示することができます。

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❸見積書の複製機能

見積もり書の金額を変更したり、項目を追加する際に見積もり書を複製してから編集することができます。
またその際は、「受注」「失注」「提出済み」などとステータスを付けて管理することができるので、複数の見積もり書が煩雑になることはありません。

❹自社担当者、先方の担当者の選択が可能

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建設BALENAの見積もり書作成機能の使い方や便利なポイントは伝わりましたでしょうか?
私たちは皆様の日々の『面倒臭い』手間を削減するお手伝いをいたします。

BALENAユーザーの皆様は見積もり作成機能を駆使して、スマート経営を実現させましょう!

初めてBALENAを知った方は、無料デモを行うことが可能です。
お気軽にお問い合わせください。BALENAを導入して事務作業に関わるあらゆる手間を解消しましょう!

2016年8月12日投稿

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