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あの書類はどこ?保管庫の膨大な資料

あの書類はどこ?保管庫の膨大な資料

竣工が仕事の終わりではない、お客様の心配事へのフォローをどれだけ対応できるか。
工事のアフターフォローを重視する株式会社TABATA様。

神奈川県相模原市で戸建・マンション・店舗の内装工事、内装リフォームを承っています。
その長い歴史からなる資料は膨大です。保管のための倉庫があるほど。
さて、どのようにスマート経営を実現したのでしょうか。

過去の情報が顧客満足のカギ

― 1枚の見積を探すために保管庫へ

「この工事で使った材料を知りたい」
よくある問い合わせに対応するたびに、担当者は膨大な資料が保管されている部屋に向い、
紙の資料を探していました。

工事日から追ってファイルを探し、1枚の紙を見つける。
日頃から保管方法には最新の注意を払っていたため、
棚の中はきっちり整理されていましたが、やはり時間はそれだけかかる。
こういった理由から、BALENAの導入を決めました。

― エクセル>業務ソフト

以前は別の業務ソフトが入っていましたが、せっかく導入しても
実際使っていたのは請求書作成の用途のみ。。。
その他、業務に必要な書類の作成にはエクセルで作ったフォーマットを使用。
情報の共有も一苦労で、材料追加の管理も徹底しづらい状況でした。

どこよりも早いレスポンスでクレームゼロを目指す!

― BALENAは工事情報のデータベース

もう紙の書類を探しに行く手間も電話を折り返す必要もありません。
使用した材料から現場の担当者まで、問い合わせの電話を切ることなく回答できます。
お客様へのレスポンスを早め、アフターフォローを充実させられたのは一番の変化です!
工務店や建設会社への対応が、後にエンドユーザーの満足度に繋がるんですね!

― 十人十色の使い方

BALENAは業務効率を向上させるソフトと考えがちですが、
考え方次第では、このようにお客様とのコミュニケーションを活発にするためのツールにもなります。
私達は、ユーザーさんの数だけ有効な生かし方があると思っています。
もし、応用する方法を模索していらっしゃいましたら、お気軽にご相談ください。

2016年8月15日投稿

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