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受注台帳機能の使い方

工事受注台帳機能の使い方

BALENAの根幹となる機能、現場管理に必要な情報をすべて集客した「工事受注台帳機能」をご紹介します。
建築業界は工事受注台帳の管理がカギを握るといっても過言ではありません。
工事受注台帳をBALENAを使ってしっかり管理することは、業務を効率化し、引いてはスマートな経営につながります。

建設業界の工事受注台帳管理、ここが大変!

・現場ごとの原価が管理できていない
・各種書類(見積もりや請求、注文書など)の重複入力に時間が取られる
・現場ごとの施工担当者が把握できていない
・実際に工事現場にいる現場責任者にとって、現場の支払いの流れは見えづらい
・未払金がどれだけ残っているか、予算はあといくらあるかが分からない
・一つの現場でも紐づく情報は多岐にわたり、(現場写真、作業報告書、日報、見積り、注文書、請求書、担当者、人工、給与、成績など)それぞれの管理もファイルの検索も大変
・リアルタイムな情報が把握しづらい(エクセルも同時編集できない)

現場管理の中枢をなすだけあって、工事受注台帳に関する悩みは尽きないですね。
ではBALENAを使ってこれらの悩みをどのように解決するかお伝えしましょう。

BALENAで工事受注台帳機能をマスターする!

工事受注台帳管理機能❶:現場毎の情報は、全て台帳の中で管理・確認・入力ができる

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BALENAの受注管理機能には現場管理に必要な項目がすべて揃っています。
現場写真、作業報告書、日報、見積り、注文書、請求書、担当者、人工、給与、成績などをワンクリックで参照することができます。

工事受注台帳管理機能❷:現場の進行状況がステータスで管理できる

現場の作業ステータスは紙で管理していたり、ホワイトボードで管理している会社も少なくありません。BALENAの工事受注台帳ページでは完了した現場や、進行中の現場のステータス管理を行うことができます。
また、各現場をステータスごとや受注区分(元請けや下請けなど)ごとで絞り込むことも可能です。
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工事受注台帳管理機能❸:施工予算の計画が立てられる

工事受注台帳機能の中で、施工予算の計画が立てられます。
マスター機能に事前に登録している材料を選択していくだけで、現場にかかる費用はどれくらいなのか、あらかじめ算出することができます。
ざっくりとしか計算していなかったコスト管理もこれでばっちりです。

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工事受注台帳管理機能❹:受注〜工事完了まで、「今」の現場の状況を把握できる

今、この現場は粗利何%の予定で進んでいるのか、その時々の情報をひと目で確認できます。頭を悩ませていた数字もワンクリックで出せるので、先を見据えた改善策の提案もスムーズです。

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下記のような現場が動く度に掛かってくる費用(人件費やガソリン代など)も毎日の日報で入力できるので、正確な現場のコストが把握できます。
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工事受注台帳管理機能❺:支払い、請求、入金日を自動計算できる

顧客マスタや取引先マスタに予め入金サイト・支払いサイトが登録されていれば、自動的に支払い日や入金日を算出できます。
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工事受注台帳管理機能❻:売上分配(複数のチームや班が同一現場に入った場合、どのチームにいくらの売上をつけるか)により成績管理が可能

BALENAを導入することで、業務効率化を図るだけではなく、成績管理を行えるという点も魅力の一つです。
同じ現場でもチームごとによって売り上げをつけることができます。
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工事受注台帳管理機能❼:報告書の作成も台帳の中でできます

作業日ごとの報告書も現場からスマホで入力することができます。
膨大な写真や図面、各種書類も工事受注台帳に紐付いたフォルダの中で、すぐに参照できます。

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工事受注台帳管理機能❽:工程表や作業員名簿などの作成も可能

作業員名簿など提出が必要な書類も工事受注台帳から簡単に作成することができます。
作業員となる人を選択するだけで必要な情報は社員マスタから引用されるので、今まで数十分かかっていた作業がわずか数分で作成完了します。

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いかがでしょうか。
工事受注台帳機能は、出来ることが多い分使いこなすことが簡単ではありませんが、
使いこなすことで今まで管理できていなかった数字の見える化が可能になり、会社の成長に大きく繋がる機能です。
BALENAユーザーの皆様で工事受注台帳を使いこなせていないという方は是非ご連絡ください。
CSチームがサポートさせていただきます。

2016年8月30日投稿

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