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注文機能の使い方

注文機能の使い方

色んな協力会社さんに発注していると、「この工事、協力会社に依頼を出したかな?」と分からなくなることはありませんか?
また、注文書で管理していると参照するのにも時間がかかる。
そんな時はBALENAの注文機能でスマートに管理しましょう。

さて以下は、BALENAユーザー様の注文管理に関する悩みです。

建設業界の注文管理、ここが大変!

・注文は電話でのやり取りも多く、何をいつ発注したのか分からなくなってしまう。
・社内での問い合わせも多い注文書、いつでも閲覧できるようにしたいけれど書類を探すのが大変…

BALENAで注文機能をマスターする!

注文機能❶:見積書の内容をそのまま注文書に反映できる

見積書の内容をそのまま注文書に反映できるので、見積書と注文書の二重入力は不要です。
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見積書からワンクリックで注文書を作成することができます。(丸印を押すことも可能)
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注文機能❷:見積書の項目の中から、発注先と注文したい工事を選ぶだけで作成

まず「取引先マスタ」から発注先を選びます。
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見積書の項目のうち、発注したい注文対象をクリックすることで注文書が作成できます。
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注文機能❸:協力会社(外注)なのか、材料の仕入先なのかをあらかじめ登録しておくことで費用区分を自動で分けられる

取引先マスタの登録時にその会社が「外注」に該当するのか、「材料」に該当するのかを選択しておきます。
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注文書を作成すると、工事受注台帳で自動的に「仕入」もしくは「外注費」に振り分けられます。
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下記のように工事受注台帳に自動で反映されます。
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注文機能❹:取引先マスタに各社毎の支払いサイトをあらかじめ登録しておくことで、支払い期日も自動で算出される

注文と支払いはワンセットですが、注文書をばらばらに管理していると支払い期日を把握することも一苦労です。
BALENAの注文機能では、あらかじめ取引先マスタに支払いサイトを登録しておくことで、支払い期日が自動で算出されます。

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いかがでしたでしょうか?
注文機能を使いこなすことで協力会社さんとのコミュニケーションがスムーズになり、より強い信頼関係にもつながります。
そのためには、取引先マスタをしっかり登録することが肝になります。

BALENAユーザーの方で注文機能について、不明点がある方はお気軽にご質問ください。

2016年8月30日投稿

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