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スマートな使い方をサポート! スタッフ紹介

建設BALENAの使い方をサポートするスタッフをご紹介

建設BALENAではサポートスタッフが日々、業務にスムーズにBALENAを取り入れられるようお手伝いしています。
今日は、サポートスタッフ・大矢に日々の業務についてインタビューを行いました。

―最初にお仕事の内容について教えてください。

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主に、BALENAのサポートと操作説明の業務をしています。この業務に就いてから半年たちます。
電話・メールという遠隔でのサポートと、実際に伺ってのサポートの2パターンあります。BALENAは難しく見えますが、1ヶ月あればコツをつかめます。

―コツとはどのようなものでしょうか?

BALENAは、1箇所に入力すれば様々な箇所に反映される点が特徴です。この箇所でこうなったら、あの箇所が変わるということがわかるようになれば、決して難しいものではないんです。

―お客様はBALENAについて、どのようにおっしゃっていますか?

最初にお客様の場所へ伺うときは、「安心してください。難しくないですよ!」とわかっていただくところから始めます。
画面をごらんになった時に「うわっ」というお顔をされる方もいらっしゃいますが、実際は本当に難しくはありません。
まずは難しそう、というイメージをなくしていただくところからスタートです。

―サポートで、お客様からよく頂く質問というのはありますか?

帳票・見積書の作り方が多いです。
また、「どこに何を入れればいいの?」という質問も多いです。
それから、基本的な操作に関して「このような機能はないの?」という質問も頂きます。
できるだけ柔軟に対応できるようにしています。「見積書のレイアウトを少し変えたい」といったご要望にはすぐ対応しています。

―サポートでは、いつお客様の場所に伺うんですか?

まず、導入サポートの時です。
導入でしっかり使えるようになるまで丁寧にご対応させていただいています。
導入して数ヶ月たったときや、新しいスタッフさんが入られた場合もサポートに伺っています。
使い方についての質問以外も連絡を頂けるようにしていきたいと思っています。
「こんな機能ってないの?」「こういうことがしたい」ということはどんどんご連絡ください。

―やはり、お客様によって使い方は様々ですか?

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BALENAをある程度使っていくと、BALENAを使ってやりたいことがよりはっきりと見えてきます。
例えば、会社の数字がBALENAでスムーズに管理できるようになったら、その数字を集めて新しい情報を集計できるようにしたい! とか。
使えば使うほど、今までやっていなかった、手が回っていなかった業務ができるようになってくると思います。

―サポートに求められていることはなんですか?

ヒアリング能力ですね。
お客様は大きな質問を端的になさいます。お客様が、その質問の中で何が知りたいのかということを、すり合わせ、汲み取ることが大事です。

―半年間で感じた印象というのはありますか?

現場では、BALENAを事務の方が使われていることが多いなという印象です。

―サポートをするなかで、記憶に残っているエピソードを教えていただけますか?

上司から帳票を「こうしろああしろ」と指示を受けた事務の方より連絡を頂いた時のことです。
お話を伺ってみると、事務の方がお客様に提出する帳票を変える必要がありました。
しかし、事務の方は何をしなくてはならないのか、分からなくなっておられました。本当に困ってらしたという印象です。
「大矢さん助けてください」と言われ、俄然やる気になりました。
まず、一からお話をお聞きして、「実現したいこと」を明らかにしていきました。最終的に、新しい使い方をご提案することができました。
経営層にもご満足いただけたそうです。困って私たちに助けを求めていただけて、頼ってもらっていることが嬉しかったです。

―今後やっていきたいことはありますか?

サポートの体制を整えたいです。もっと人を育てていきたいですね。

―どういう人と働きたいですか?

柔軟性がある方です。
お客様に合わせられる人と働きたいです。お客様には色んな方がいるし、対応もひとくくりにはできません。考えていることの違いをすり合わせられることが必要です。

―オフィスコンシェルジュはどんな会社ですか?

良い人がそろった会社です。みんな若いですし、上から押し付けることもありません。自由度をもたせてくれます。自分で考えてやりたい方を向くことができます。サポートは人対人なので、「こうしろああしろ」ということはできません。質問から本質的に必要なことを聞いて要件にまとめる能力が必要です。

―ポリシーはありますか?

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パッケージとして標準機能は整えていますが、お客様の会社によって考え方は違います。そこから生まれてくる要望に「無理です」とは言いたくないです。まずやってみるという姿勢を大事にしたいです。

-BALENAをお客様にどう生かしてほしいですか?

業務の効率化と会社の数字に間違いがないような体制作りに生かしていただければと思います。
BALENAでは一度数字を入力すれば複数箇所(見積もり、請求など)に反映されます。そのため、間違えるリスクは少なくなります。確認作業で数字がズレるリスクも少ない。管理に関わる時間も減らせば、業務を効率化することができます。効率的な営業活動を実現するために、お手伝いをしていきたいと思います。

2016年12月20日投稿

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