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現場からトップまで仕事が加速!

現場からトップまで仕事が加速!

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個々の成績や粗利の予測、材料・運搬費・人工・期間。
それらをずっと手書きで管理してきたPRO-STEP株式会社様。
社内で業務を行う6名でBALENAを利用開始してからまだ1ヶ月の同社ですが、
既に社内の必要不可欠なツールになろうとしています。

■当初課題に上がっていたのは段取

仮設足場の専門工事業者であるPRO-STEP様。
日々の現場の段取は、ホワイトボードで管理していました。
社長や営業さんは、会社を離れることが多く、
その都度会社に電話してどういう予定になっているか確認を取っていました。
しかし会社に戻ると、確認したはずの職人さんの予定が勝手に変わっていることも。
これでは安心して次の現場を請けることもできません。
それから、ツールの導入を考え始めました。

■実はもっと困っていることが…

しかし、蓋を開けてみると会計の事務処理に負担がかかっていることに気が付きます。

事務をご担当されているのは2名。
毎月、前の月に発生した現場の事務処理は、
複数いる営業さんごとに紙の書類を振り分けるところから始まりました。
予測していた粗利と実際の粗利との差を比較分析するため、詳細の書類を照らし合わせ、
現場ごとの人工配分、経費など不足している情報は営業さんに確認します。

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毎月20日までに、沢山ある現場の処理を済ませなければならないため、
事務員さんは日々大忙しで手書きの書類と向き合います。

どうにか効率化出来ないものか。
エクセルでもバラバラになってしまう書類を、まとめられる方法はないか…。
解決策として選んでいただいたのが、建設BALENAでした。

■使いはじめて1ヶ月、起こった変化

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これまでもiPadを持ち歩き、
クラウドストレージを活用してどこにいても書類作成ができるようにしていた蔵持社長。
BALENAを本格的に利用し始めてまだ1ヶ月ですが、何か変わったことはあったのでしょうか。

一番感じたのは、書類作成が非常に簡単になった点です。
「見積用名称マスタ」に工事内容の項目を登録しておけるので、
書類作成は項目の選択と、数量の打ち込みだけで済んでしまいます。
タブレットでクラウドに保管してあるファイルを開いて文字入力するより、とてもサクサク仕事が進みます。

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(※見積用名称マスタイメージ図:それぞれの名称・単価・原価の登録が可能。)

それから、私の立場からすると、
出した見積が今どこで止まっているか一目でわかるのは安心感がありますね。
「あれ、この現場今どうなってる?」って、経営者なら毎日考えることだと思うんですけど、
記憶するにも限界がありますし、口頭確認では漏れが生じるのは当然です。
これを徹底して、逃した案件を洗い出し、なぜ受注に至らなかったのかライバル企業に取られたのか?など分析して次に繋げたいと思っています。

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(※見積書一覧イメージ図:案件状況が一件ずつ明確になる。)

メインでBALENAをご利用いただいている事務員さんにもお話を伺いました。

最初の1ヶ月は、カスタマーサポートに沢山電話して使い方を教えてもらいました。
その甲斐もあり徐々に慣れてきて、粗利など出したい数字も誤差なくちゃんと出てくるので、
タイミングを見てそろそろ本格的にBALENAでの運用にシフトできるかなと感じています。

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(※工事受注台帳イメージ図:各種経費が全体の金額に即座に反映される。)

欲しかった情報が工事受注台帳にまとまって出てきてくれて、
一つの物件に対して色んな角度から見ることができるのはとても嬉しいですね。
BALENAを知るまでは、エクセルでやってみようと思ってはいたんですけど、
結局色んなファイルをあちこち開くのは嫌だったんです。
これだったら経費や人工などを打ち込めば、自動的に算出した最終の数字を出してくれるので、
あっちの書類、こっちの書類と色んな物を見て自分で計算するよりも非常にラクです。
請求と受注の状況もすぐ把握できるようになったので、使いこなして営業さんへの確認連絡をもっと減らしたいですね。

利用開始からたった一月でも、これほどに効果を感じていただけて嬉しい限りです。
建設業の「欲しい!」が揃った建設BALENA。
PRO-STEP様の当初の課題だった、段取と人工を管理する「段取カレンダー」の機能も持ち合わせています。

沢山ある「こうなったら良いな」を一つずつ実現していけるよう、今後も寄り添いサポートしていきます!

2017年3月8日投稿

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