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建設業許可、維持するための書類の管理

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持っているのといないのとでは、工事の請け負える金額が大幅に変わる「建設業許可」。

取得から5年後に更新・維持するためには、

毎年その期の工事履歴などをまとめた「決算変更届」を行政に提出しなければなりません。

 

下北沢にある不動産賃貸管理・リフォームを行う株式会社マイスタッフさんでは、

建設業許可の更新を控え、必要書類の管理に劇的な変化がありました。

 

詳しいお話を、代表の石田さんにお伺いしました。

 

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書類の在処も一目瞭然、業務をみんなでフォローする仕組み

 

マイスタッフさんには10名の従業員さんがいらっしゃいます。

昨年の秋から建設BALENAを4名でご利用いただいています。

それまでは、自社で作製したソフトとエクセルを使って見積や請求書を作られていました。

 

「(石田さん)弊社は2013年に建設業許可を取得し、これから初めての更新を迎えます。

建設業許可は取得や更新の申請時に、過去の工事履歴や請求書など様々な書類の提出が必要です。

これまではエクセルなどを利用して書類作成をしていましたが、いつの間にか関数が壊れていたり、データが上書きされていたりと、色々と問題を抱えていました。」

 

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サーバー内のフォルダに常に最新の情報があればミスにも気が付けるかもしれませんが、

“一度ローカルに落としたデータをサーバーに上げ直す” これに関しては

どこの企業も徹底の難しさを感じているのではないでしょうか。

 

 

ローカルにあるエクセルファイルの関数が壊れていたら…

永遠に間違ったデータで書類を作成しかねません。恐怖です。

 

 

また以前のマイスタッフさんでは、出来上がった書類を印刷し、全てファイルに閉じていました。

最後に出てきた大量の紙をチェックするのは相当な労力がかかります。

細かいミスや、未収を防ぐためにはその前段階、データ作成時からの確認が不可欠ですね。

 

 

「(石田さん)小規模な会社なほど、一人の人間が沢山の業務を掛け持っています。

工事現場で仕事を終え、帰ってきてから疲れた状態で事務処理をすれば、それだけミスも多くなって当然です。

BALENAを使い始めてからは、どのパソコンからでも情報が見れるので、

そこを皆でフォロー出来るようになりました。

 

間違いがあっても、いちいち誰に連絡すること無く、

自分で直してから書類を持っていけるのは、経営者としてはとても助かるんです。

社内にはアルバイトの方もいますし、休み中に連絡するのは申し訳ないですから。

 

BALENAであれば、書類がどこかに消えることもありませんし、肝になる裏側の計算式も壊れる心配もありません。許可申請で提出が必要なときにも安心です。」

 

受注するまでは見てくれが大事

 

大家さんの所有物である不動産を管理し、リノベーションの工事も請負うマイスタッフさんのお客様は、いわゆるエンドユーザーに値します。

 

競合他社には大手不動産会社が名を連ね、その相見積りの中から選んでいただく。

そのためには魅せ方も大切だといいます。

 

「(石田さん)リフォームで相見積もりになったときなどには、見積書の見栄えも大きく影響してきます。

きちっとしたフォーマットで作成された見積でなければ、

いくら良い提案、工事が出来たとしても ”紙” で負けてしまうんです。

受注に至るまでは、きっちり書類が整っている雰囲気を、1枚の紙で表現することも非常に重要なことです。

BALENAで作成する見積のように、ロゴも入れてもらってあれだけ綺麗なフォーマットであれば、自信を持って見せられます。」

 

建設BALENAでは、

お客様の会社ロゴや角印、丸印のデータをお預かりし、

見積書のフォーマットに反映させることができます。

こちらはご導入いただいた全てのお客様が無料でご依頼いただけるサービスです。

 

大手企業にも劣らない見積書を作成することが可能です!

 

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(サンプル画像 ※丸印の登録も可能)

 

 

これさえあれば引き継ぎ不要!

 

労災保険の基準となる売上高を、社会保険労務士さんへ毎月提出しているマイスタッフさん。

BALENAを利用し始めてからは、工事のことがわからない人でも、

提出に必要な現場情報などを簡単に集めることができるようになりました。

 

「BALENAは検索性も優れているので、日付でソートをかけて情報の引き出しも楽です。

どのデータが欲しいのかさえ伝えておけば、

アルバイトの方でも出勤してすぐにBALENAを開いて作業に取りかかれます。

 

日頃から工事中の現場に行ったり内見に行ったりと、事務所に誰もいない日も多いので、

業務の引き継ぎが無くても作業ができるのはとても助かっています。

困った時のサポートも、パソコンが苦手な人が電話してることに配慮された対応なのが嬉しいです。」

 

 

沢山のお話、ありがとうございました!

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不動産業と建設業のどちらも手掛けるマイスタッフさん。

同社のリフォームがなぜ好まれるのか、 ”大手不動産会社とは異なる魅力” は別記事にてご紹介いたします!

 

 

2017年4月28日投稿

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